Công việc lắp đặt, vận hành kỹ thuật được Liên đoàn Bóng đá châu Á (AFC) chỉ định cho đối tác lâu năm. Đơn vị này đến từ Anh và cũng là nhà cung cấp hệ thống mắt diều hâu cho Wimbledon, một trong 4 giải Grand Slam của quần vợt thế giới.

Theo Liên đoàn Bóng đá Việt Nam (VFF), chi phí lắp đặt hệ thống này tốn khoảng 17 tỷ đồng. Toàn bộ số tiền này do AFC chi trả. Trang thiết bị liên quan tới hệ thống này được đưa vào Việt Nam theo dạng tạm nhập - tái xuất và được tháo dỡ ngay khi trận đấu kết. Chu trình làm việc này lặp lại ở 5 trận đấu trên sân nhà của tuyển Việt Nam.

Theo các yêu cầu về cơ sở vật chất, phòng điều hành VAR có thể được đặt trên ôtô hoặc sử dụng phòng riêng trên sân vận động, với điều kiện cách xe màu hoặc trung tâm truyền dẫn của nước chủ nhà không quá 40 m. Tại sân Mỹ Đình, phòng điều hành VAR được đặt cách xe màu chỉ 15 m và có diện tích tương đối.

Cũng theo các quy định liên quan, toàn bộ hình ảnh phục vụ truyền hình trực tiếp, đến từ 17 camera trên sân (bao gồm 2 camera chuyển động chậm), phải được cung cấp cho hệ thống VAR bằng bất cứ giá nào nhằm phục vụ công tác phân tích tình huống. Tín hiệu được lấy trực tiếp từ xe màu bằng thiết bị của nhà cung cấp VAR.

Trong trận đấu, các camera sẽ được sử dụng để hỗ trợ trọng tài trong 4 tình huống được quy định gồm: Ghi bàn hay không, thẻ đỏ hay không, penalty hay không và cuối cùng là xác nhận danh tính (trong trường hợp trọng tài phạt nhầm người). Toàn bộ hình ảnh quay lại cũng có thể phát trên truyền hình.

AFC yêu cầu muộn nhất 12 ngày trước khi trận đấu diễn ra, toàn bộ thông tin về các loại camera phục vụ truyền hình phải được gửi tới đơn vị cung cấp hệ thống VAR. Việc này phục vụ việc đồng bộ với hệ thống trang thiết bị chuyên biệt.

Hơn một tháng trước ngày trận đấu diễn ra, các yêu cầu chi tiết phục vụ việc lắp đặt hệ thống VAR đã được gửi tới VFF và các công tác hậu cần, chuẩn bị đầu tiên cũng được xúc tiến ngay khi nhận được các thông tin nói trên. Các cuộc làm việc, hỗ trợ, tiếp xúc với đội ngũ vận hành và tổ trợ lý trọng tài từ phía VFF do chuyên viên phòng trọng tài đảm trách.

Một loạt thiết bị đặc thù, được đơn vị cung cấp chuyển sang Việt Nam từ khá sớm. VFF đã xin cơ chế tạm nhập tái xuất phục vụ công tác lắp đặt. Tuy nhiên, do là mặt hàng đặc thù và chưa có tiền lệ, công tác này mất khá nhiều thời gian. Số lượng thiết bị đã tới Việt Nam từ ngày 21/8, nhưng phải 10 ngày sau mới được thông quan và đưa về sân Mỹ Đình.

Sau khi lắp đặt, các bộ phận liên quan phải trải qua nhiều lần kiểm tra, hiệu chỉnh, với những yêu cầu khắt khe theo quy định của AFC. Riêng việc kiểm tra tính tương thích với hệ thống tín hiệu truyền hình, đã có 5 bài kiểm tra gồm: Kiểm tra vị trí, kiểm tra đồ họa, kiểm tra hiệu chuẩn camera xác định việt vị, kiểm tra đồng bộ hóa. Các công đoạn này được thực hiện liên tục một ngày trước trận cho tới thời điểm cách trận đấu 2,5 tiếng.