Kết quả điều tra ban đầu xác định: Nguyễn Ngọc Thành là cán bộ Địa chính - Xây dựng thuộc UBND phường Phú Sơn. Trong quá trình làm việc, Thành được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ xin xác nhận của công dân trên địa bàn phường để làm thủ tục cấp giấy phép xây dựng nhà ở.

Lợi dụng nhu cầu của một số người dân cần làm thủ tục cấp giấy phép xây dựng nhà ở nhưng không thành thạo các thủ tục hành chính, không có thời gian đi làm hồ sơ nên Thành đã nhận làm hộ. Quá trình làm hồ sơ, các loại thuế, lệ phí Thành sẽ thông báo để người dân đóng theo quy định, ngoài ra người dân sẽ phải hỗ trợ tiền xăng xe cho Thành đi lại làm thủ tục với mức giá từ 2-3 triệu đồng/bộ.

Tuy nhiên, sau khi nhận hồ sơ và tiền thuế, lệ phí từ công dân, Nguyễn Ngọc Thành không liên hệ với đơn vị có thẩm quyền để làm thủ tục cấp phép theo quy định mà tự mình tải các giấy phép xây dựng do UBND TP Thanh Hóa cấp trên Cổng thông tin điện tử, sau đó cắt ghép thay đổi thông tin trong giấy phép thật, in màu và đưa cho công dân sử dụng.

Với cách thức như trên, Thành đã làm và cấp 4 giấy phép xây dựng giả, qua đó đã thu của người dân với tổng số tiền 85 triệu đồng.