Cụ thể, các thông tin về phương tiện, thương vụ vận tải hàng hóa được các bộ phận cập nhật liên tục trên hệ thống mạng mỗi khi xong một tác nghiệp theo quy trình.

Bộ phận được giao quản lý phương tiện của các doanh nghiệp, chi nhánh có trách nhiệm nhập chính xác, đầy đủ các thông số kỹ thuật của các toa xe, đầu máy thuộc đơn vị mình quản lý. Hiệu chỉnh các thông số trên kịp thời khi có sự thay đổi.

Với chức danh điểm xa có trách nhiệm nhập thành phần cơ bản của đoàn tàu. Trong đó có mác tàu, thành phần đoàn xe, ga lập tàu, ga giải thể theo kế hoạch. Số hiệu đầu máy, số điện thoại đầu máy, tên lái tàu, trưởng tàu, điện thoại trưởng tàu...

Chức danh công nhân khám chữa toa xe được phân công thực hiện việc kiểm tra, khám toa xe ngoài hiện trường có trách nhiệm nhập trạng thái kỹ thuật toàn bộ toa xe vào hệ thống sau khi “khám”, sửa chữa toa xe; thời gian toa xe vào, ra xưởng;...

Vì các thông tin đều được các chức danh nhập lên hệ thống theo quy định nên các bộ phận có thể quan sát, tra tìm thông tin trên hệ thống.

Như với quản lý toa xe, thông qua hệ thống, chỉ cần đưa con trỏ vào vị trí toa xe nào trong thành phần đoàn tàu đang hiện trên màn hình sẽ hiện ra các thông số kĩ thuật, trong đó có số km đã chạy.

Bộ phận liên quan có thể căn cứ vào thông số này để “bắt” toa xe vào xưởng bảo dưỡng, ngay cả khi chưa đến hạn định vì đã đủ số km chạy, nhằm đảm bảo an toàn khi vận dụng trên đường.

Nếu toa xe đang vận dụng phát sinh những vấn đề về chất lượng, có thể tra cứu được ngay đơn vị thực hiện để kiểm tra, xác định trách nhiệm. Do đó tăng cường được chất lượng phương tiện, đảm bảo an toàn khi vận dụng.

Đối với bộ phận điều độ, cũng trên màn hình có thể theo dõi được đoàn tàu đang ở ga hay đã xuất phát, đang chạy khu gian nào.

Trường hợp tàu xảy ra sự cố, tai nạn tại khu vực không có sóng điện thoại, lái tàu, trưởng tàu không thể báo các bộ phận liên quan thì có nhân viên điều độ theo dõi trên màn hình.

Nếu thấy tàu chưa đến ga kế tiếp theo biểu đồ (với thời gian đến cụ thể) có thể gọi điện báo cho các bộ phận liên quan như điều độ, trực ban ga, đơn vị bảo trì để kiểm tra, giải quyết nếu cần.