Cụ thể, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bắc Ninh đã ký ban hành Kết luận thanh tra số 09 /KL-STP về việc thanh tra 4 Văn phòng công chứng (VPCC) trên địa bàn tỉnh năm 2020 (Đợt 1).

Các VPCC bị thanh tra gồm: VPCC A7 đang có trụ sở tại số nhà 28, đường Ngô Miễn Thiệu, phường Tiền An, TP. Bắc Ninh với 02 Công chứng viên (CCV) đang hành nghề là ông Đỗ Tuấn Bích, CCV Trưởng Văn phòng và CCV Nguyễn Thị Lan Anh (hợp danh).

VPCC Hoàng Phong trụ sở tại số nhà 200, phố Mới, thị trấn Chờ, huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh với 02 CCV hành nghề là CCV Ngô Thị Tuyến, Trưởng VP và CCV Ngô Thị Mai (hợp danh).

VPCC Hoàng Tình có trụ sở tại số nhà 117 Nguyễn Gia Thiều, phường Suối Hoa, TP. Bắc Ninh với có 02 CCV hành nghề là ông Vũ Đức Hùng, CCV Trưởng Văn phòng và CCV Đỗ Thị Minh (hợp danh);

VPCC Hùng Vương có trụ sở tại thôn Lộ Bao, xã Nội Duệ, huyện Tiên Du với 02 CCV hành nghề là ông Vương Hữu Khôi, CCV Trưởng VP và CCV Hoàng Quốc Thuận (hợp danh).

Qua thanh tra, Sở Tư pháp đã chỉ rõ nhiều sai phạm của các văn phòng này. Cụ thể, đối với VPCC, trong đó về phiếu yêu cầu công chứng: Không đầy đủ nội dung theo quy định tại điểm a, khoản 1, điều 40 Luật Công chứng (CCV VPCC A7, Hoàng Phong, Hoàng Tình).

Về đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng: VPCC không thực hiện việc đăng báo trong trường hợp được cấp lại đăng ký hoạt động theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng (VPCC Hoàng Tình, Hùng Vương). Không kịp thời đăng ký, thông báo về Sở Tư pháp trong trường hợp có sự biến động về CCV hợp danh (VPCC Hoàng Phong).

Về mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho CCV: Thực hiện chưa đúng theo quy định tại Điều 33, Điều 37 Luật Công chứng năm 2014 và Điều 22 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP: Còn mua với mức phí thấp, mua gián đoạn, không mua (VPCC Hoàng Tình, Hùng Vương).

Việc thiết lập hệ thống sổ sách: Các VPCC đều chưa lập đầy đủ các loại sổ sách theo quy định. Cụ thể, đều không lập sổ công chứng bản dịch với lý do không phát sinh vụ việc.

Việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế hoặc văn bản khai nhận di sản thừa kế: Hầu hết các VPCC khi tiến hành niêm yết, thông báo thỏa thuận phân chia/khai nhận di sản thừa kế đều xác định tên gọi là Thông báo về “việc khai nhận di sản thừa kế” hoặc Thông báo “việc thỏa thuận phân chia di sản thừa kế” là chưa chính xác theo quy định của pháp luật về công chứng là thông báo niêm yết “việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản” hoặc thông báo niêm yết “việc thụ lý công chứng văn bản khai nhận di sản”.

3/4 VPCC được thanh tra (trừ VPCC Hùng Vương) khi công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế hoặc văn bản khai nhận thừa kế đều lấy ngày tiếp nhận yêu cầu công chứng sau ngày thông báo và niêm yết tại UBND cấp xã (Sau khi làm thủ tục niêm yết, thông báo có kết quả mới lập phiếu yêu cầu công chứng cho khách hàng).

Không ghi địa chỉ cụ thể của VPCC tại phần lời chứng: Nhiều hợp đồng, giao dịch trong phần lời chứng chỉ ghi là “Tại Văn phòng công chứng....” nhưng không ghi rõ địa chỉ cụ thể, nơi đóng trụ sở của VPCC. 

Việc lưu giữ hồ sơ pháp lý mẫu con dấu, chữ ký phía ngân hàng/tổ chức tín dụng: Đây là hồ sơ rất quan trọng giúp công chứng viên đối chiếu mẫu con dấu, chữ ký đã ký trước trong các hợp đồng, giao dịch thế chấp. Tuy nhiên, hầu hết các VPCC đều lưu hồ sơ này một cách cẩu thả, thiếu khoa học, khó cho việc tra cứu, đối chiếu.

Về phí công chứng: Nhìn chung các VPCC được thanh tra đều chưa thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động VPCC; lệ phí cấp thẻ CCV.

Còn hồ sơ có CMND quá hạn sử dụng (VPCC: A7, Hoàng Phong). Ngày tháng năm sinh trong sổ hộ khẩu, CMND và giấy đăng ký kết hôn khác nhau (VPCC Hoàng Tình).

Đối với CCV, về lời chứng: Thực hiện chưa đúng mẫu theo quy định tại Thông tư 06/2015/TT-BTP ngày 14/5/2015, cụ thể: thừa cụm từ “đối tượng của hợp đồng này là có thật”, thiếu từ “mục đích”, “có giá trị pháp lý như nhau”, “bên A giữ….bên B giữ… bản chính”, không ghi địa chỉ cụ thể nơi thực hiện công chứng, thay cụm từ “Các ông (bà) có tên nêu trên” bằng cụm từ “những người thỏa thuận phân chia di sản thừa kế”; bỏ hoàn toàn câu “cam đoan việc từ chối này không nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản của mình và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung văn bản từ chối nhận di sản”; thay cụm từ “văn bản từ chối nhận di sản” bằng cụm từ “văn bản giao dịch” (VPCC A7, Hùng Vương).

Thực hiện công chứng hợp đồng vay tiền mà không có giấy tờ chứng minh bên cho vay có quyền sở hữu một mình đối với số tiền cho vay (CCV Đỗ Tuấn Bích).

Thực hiện công chứng đối với các hợp đồng, giao dịch liên quan đến phân chia/khai nhận di sản thừa kế còn chưa đúng (VPCC: A7, Hoàng Phong, Hoàng Tình).

Trên cơ sở hành vi vi phạm hành chính được phát hiện trong quá trình thanh tra, Đoàn Thanh tra của Sở Tư pháp tỉnh Bắc Ninh đã tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính chuyển Chánh Thanh tra Sở xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền. 

Sở Tư pháp tỉnh Bắc Ninh yêu cầu các VPCC thực hiện nghiêm theo Kết luận thanh tra và nêu rõ: Quá trình kiểm tra việc thực hiện kết luận sau thanh tra nếu phát hiện tái phạm, sẽ kiên quyết, nghiêm khắc xử lý các sai phạm ở mức độ tăng nặng.

Quốc Trần