Hà Nội: Siết chặt quản lý tài liệu, xử lý nghiêm hành vi chiếm đoạt, tiêu hủy trái phép

Chủ tịch UBND TP Hà Nội Trần Sỹ Thanh đã ký ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND, yêu cầu tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị.

Đáng chú ý, chỉ thị nhấn mạnh việc điều tra, xử lý nghiêm các hành vi cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy, mua bán hoặc chuyển giao tài liệu trái phép.

Chỉ thị được ban hành nhằm thực hiện Kết luận số 127-KL/TW của Bộ Chính trị và Văn bản số 414/BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ, với mục tiêu đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thông suốt, an toàn trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.

Chủ tịch UBND Thành phố yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cũng như chủ tịch UBND các cấp chịu trách nhiệm tuyệt đối trong quản lý tài liệu.

Các hành vi như chiếm giữ, chuyển giao, hủy tài liệu trái phép, làm thất lạc hoặc mang tài liệu ra khỏi nơi bảo quản mà không được phép đều bị nghiêm cấm. Các đơn vị phải thống kê, lập danh mục hồ sơ rõ ràng, đóng gói, niêm phong và tập kết tài liệu vào kho bảo quản tập trung.

Đặc biệt, tài liệu của mỗi cơ quan phải được phân loại theo phông lưu trữ, đảm bảo không lẫn lộn, trong khi hồ sơ chưa hoàn thành cần được ghi chú cụ thể.

Công an TP Hà Nội được giao nhiệm vụ điều tra, xử lý các trường hợp cố tình vi phạm, bao gồm chiếm đoạt, tiêu hủy, mua bán hoặc chuyển giao tài liệu trái phép.

Ngoài ra, lực lượng công an sẽ phối hợp đảm bảo an ninh, phòng chống cháy nổ tại các kho lưu trữ tạm thời, thu hồi con dấu của các đơn vị kết thúc hoạt động và cấp mới con dấu cho các cơ quan sau sắp xếp.

Các cơ quan, đơn vị cũng phải bố trí đủ phòng kho, trang thiết bị và nhân lực để bảo quản tài liệu an toàn trong suốt quá trình tái cơ cấu. Hồ sơ có giá trị lưu trữ vĩnh viễn phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và nộp vào Lưu trữ lịch sử TP Hà Nội theo đúng quy định.

Chỉ thị cũng yêu cầu các đơn vị vận hành hệ thống, như Sở Khoa học và Công nghệ, Văn phòng UBND Thành phố và Trung tâm Phục vụ hành chính công, khoanh vùng, bảo quản và bàn giao dữ liệu an toàn. Dữ liệu từ các hệ thống quản lý văn bản, dịch vụ công cần được xử lý cẩn thận để không gián đoạn công việc, đảm bảo phục vụ người dân và doanh nghiệp.

Sở Nội vụ được giao chủ trì, tham mưu kế hoạch thực hiện, đồng thời khảo sát, thống kê và đề xuất phương án bảo quản tài liệu. Sở Tài chính sẽ hỗ trợ bố trí kinh phí cho các hoạt động như thuê kho, mua sắm trang thiết bị và cải tạo địa điểm lưu trữ.

Chỉ thị nhấn mạnh trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện nghiêm túc các quy định. Ngay sau khi hoàn thành sắp xếp, các đơn vị mới phải nhanh chóng đăng ký tài khoản, con dấu và chứng thư số để đảm bảo hoạt động liên tục, không để ảnh hưởng đến quyền lợi của người dân và doanh nghiệp.