Bà Hanne Louise Akernes, nhà quản lý dự án đổi mới tại tờ Bergens Tidende, thuộc tập đoàn truyền thông Schibsted của Na Uy, cho rằng một trong những nguyên nhân gây lãng phí nguồn lực lớn nhất là các buổi hội thảo tạo ra nhiều ý tưởng nhưng không dẫn đến hành động cụ thể.
Chia sẻ tại hội nghị Tuần lễ Đổi mới Truyền thông của INMA, bà nhấn mạnh tòa soạn cần xây dựng văn hóa làm việc linh hoạt, trong đó nhân viên có thể nhanh chóng sáng tạo, triển khai, đánh giá kết quả và điều chỉnh khi cần thiết.
“Tin tức lan truyền rất nhanh. Một nhu cầu mới có thể phát sinh chỉ trong vài giây”, bà Akernes nói. Theo bà, việc thử nghiệm sớm giúp các tòa soạn thích ứng nhanh hơn với thay đổi. Nếu một ý tưởng không hiệu quả, nhóm thực hiện có thể dễ dàng dừng lại và thử hướng khác, thay vì tiếp tục đầu tư hàng tháng hoặc hàng năm.
Cách làm này cũng giúp giảm rủi ro và thuyết phục lãnh đạo phê duyệt dự án dễ dàng hơn, nhất là khi ngân sách hạn chế.
Gắn ý tưởng với mục tiêu của tòa soạn
Theo bà Akernes, trước khi đề xuất một ý tưởng, nhân viên cần xác định rõ ý tưởng đó phục vụ mục tiêu nào của tổ chức, chẳng hạn tăng số lượng người đăng ký trả phí hoặc tiếp cận một nhóm độc giả cụ thể.
Khi chứng minh được mối liên hệ giữa ý tưởng và mục tiêu kinh doanh, khả năng nhận được sự ủng hộ sẽ cao hơn.
Bên cạnh đó, nhóm thực hiện cần hình dung sản phẩm cuối cùng ngay từ đầu. Thay vì hoàn thành từng khâu rồi mới chuyển sang bước tiếp theo, các bộ phận liên quan nên phối hợp song song để rút ngắn thời gian triển khai.
Ngay cả khi chỉ còn vài giờ trước thời điểm ra mắt, nhóm dự án vẫn cần tính đến cách sản phẩm xuất hiện trên trang chủ, hoạt động tiếp thị, truyền thông xã hội và thử nghiệm với người dùng.
Bà Akernes cho rằng đổi mới nhanh không có nghĩa là bỏ qua khâu chuẩn bị. Điều quan trọng là tổ chức công việc để nhiều phần có thể tiến hành đồng thời, thay vì chờ đợi nhau hoàn tất.
Để nhân viên cùng tham gia từ đầu
Một ý tưởng sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn nếu những người liên quan được tham gia ngay từ giai đoạn hình thành, thay vì chỉ được yêu cầu ủng hộ khi sản phẩm đã hoàn thiện.
Khi phát triển podcast, bà Akernes mời nhân viên từ các bộ phận biên tập, tiếp thị nội dung, sản phẩm và những nhóm khác cùng đóng góp. Quá trình này tạo ra 16 ý tưởng, nhiều ý tưởng trong số đó được kết hợp vào sản phẩm cuối cùng.
Theo bà, sự tham gia từ đầu giúp nhân viên cảm thấy họ có trách nhiệm và quyền đóng góp vào thành công của dự án. Bà khuyến khích người phụ trách chủ động tham dự các cuộc họp nội bộ, tổ chức cuộc thi tìm tên sản phẩm và thường xuyên cập nhật tiến độ, thay vì giữ kín thông tin.
Nguồn cảm hứng đổi mới cũng không nên chỉ đến từ các công ty truyền thông khác. Bà Akernes đề xuất theo dõi dữ liệu, nghiên cứu hành vi của nhóm độc giả mục tiêu và tìm hiểu cách các ngành như trò chơi điện tử, mạng xã hội, tiếp thị, thiết kế hay truyền hình trực tuyến thu hút công chúng.
Chẳng hạn, những bộ phim ngắn trên truyền hình có thể cung cấp ý tưởng về cách kể chuyện hấp dẫn, giúp tòa soạn tìm ra hình thức thể hiện mới cho nội dung báo chí.
Thiếu nguồn lực vẫn có thể bắt đầu
Không phải dự án đổi mới nào cũng cần một đội ngũ chuyên trách hoặc khoản đầu tư lớn. Bà Akernes dẫn ví dụ về hoạt động tại các lễ hội ở Na Uy, nơi độc giả có thể tự làm vòng tay để trao đổi với nhau. Ý tưởng này lấy cảm hứng từ cộng đồng người hâm mộ Taylor Swift và các xưởng sáng tạo thu hút giới trẻ.
Nhóm của bà tự viết kịch bản, chuẩn bị bản phác thảo cho nhà thiết kế và đảm nhiệm các công việc thực tế. Nhờ vậy, dự án được hoàn thành chỉ trong vài giờ, đồng thời tạo cơ hội để nhân viên Bergens Tidende trò chuyện với hàng trăm bạn trẻ tại lễ hội.
Từ trải nghiệm này, bà Akernes cho rằng tòa soạn cần tạo điều kiện để nhân viên thử sức ngoài phạm vi công việc quen thuộc. Một sản phẩm chưa hoàn hảo vẫn có thể được đưa ra thử nghiệm, miễn là nhóm thực hiện sẵn sàng học hỏi và cải thiện.
Bà cũng nhấn mạnh vai trò của môi trường làm việc tích cực. Sự hào hứng trước ý tưởng của đồng nghiệp, những phản hồi tích cực hay cơ hội gặp gỡ trực tiếp đều có thể tạo thêm động lực. Ngược lại, cảm giác phải tự mình xoay xở trong một dự án dễ làm gia tăng nỗi sợ thất bại và khiến quá trình đổi mới chậm lại.
Theo bà Akernes, những lời phê bình nên hướng vào kết quả chung của nhóm thay vì nhắm đến một cá nhân. Khi nhân viên cảm thấy an toàn để thử nghiệm và mắc lỗi, họ sẽ sẵn sàng đề xuất những cách làm mới hơn.
Độc giả có thể tham gia quá trình thử nghiệm
Độc giả cũng có thể trở thành nguồn phản hồi quan trọng giúp tòa soạn cải thiện sản phẩm. Theo bà Akernes, thử nghiệm với người dùng không cần được tổ chức cầu kỳ mới mang lại giá trị.
Để thu thập ý kiến về podcast bóng đá nổi tiếng của Bergens Tidende, bà thành lập các nhóm thảo luận podcast, hoạt động tương tự câu lạc bộ đọc sách. Trong một buổi trao đổi, một thành viên nhận xét rằng những người dẫn chương trình chưa bao giờ tự giới thiệu, khiến người nghe không biết họ là ai.
Một góp ý đơn giản như vậy có thể giúp nhóm sản xuất nhận ra vấn đề mà họ chưa từng chú ý đến khi làm nội dung.
Bà Akernes khuyến khích các tòa soạn tiếp tục phát triển ý tưởng ngay cả khi chưa có đủ nguồn lực hoặc chưa chắc chắn về hiệu quả. Nếu chưa nhận được sự hỗ trợ, hãy chủ động tìm cách học hỏi và phát triển ý tưởng. Nếu chưa biết sản phẩm có đáp ứng nhu cầu hay không, hãy hỏi trực tiếp độc giả.
Theo bà, đổi mới không nhất thiết phải bắt đầu bằng một chiến lược lớn, quy trình hoàn hảo hay đội ngũ đông đảo. Đôi khi, điều cần thiết nhất là bắt đầu thử nghiệm, quan sát kết quả và không ngừng điều chỉnh.
