Nằm trong kế hoạch chuyển đổi số trong năm 2021, hệ thống văn phòng số Digital Office (D-Office) đã được Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc (NPCIT) cùng phối hợp với Công ty Viễn thông Điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) và IT của Tổng Công ty Điện lực Hà Nội đã hoàn thành cài đặt, chuyển đổi hệ thống Digital Office và đưa vào vận hành chính thức cho 23 đơn vị thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Bắc (gồm 9 đơn vị 01 cấp và 11 đơn vị 02 cấp) bắt đầu từ 16h30 thứ 6 hàng tuần từ ngày 30/9/2021.

Văn phòng điện tử E-Office đã chứng minh được vai trò quan trọng trong giải quyết, điều hành công việc hàng ngày của Tập đoàn và góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính.

Tuy nhiên, hệ thống E-Office có một số tồn tại như: Nền tảng công nghệ cũ, tính năng không đồng đều, hạn chế về phiên bản di động, chưa liên kết với các phần mềm khác. Do đó D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng, phù hợp định hướng công nghệ và chuyển đổi số trong EVN hiện nay.

Hệ thống gồm đầy đủ các phân hệ trên E-OFFICE 3.0 như: Phân hệ Văn thư, Phân hệ Văn bản đến, công việc, Phân hệ Văn bản đi/Phân hệ Văn bản đi nội bộ, Hồ sơ tài liệu, đánh giá, chấm điểm, tích hợp hệ thống gửi nhận văn bản giữa EVN và các đơn vị,... Bên cạnh đó, hệ thống cũng được bổ sung một số tính năng nghiệp vụ mới đáp ứng đầy đủ các quy định mới về công tác văn phòng và sẵn sàng cho việc mở rộng theo cải cách hành chính của EVN.

Để việc áp dụng hệ thống D-Office tại Tổng Công ty và các Công ty Điện lực đạt hiệu quả, đảm bảo vận hành thông suốt và ổn định, Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc đã phối hợp với EVNICT tích cực triển khai các công việc từ tháng 9/2021. Quá trình triển khai được chia thành hai giai đoạn là thí điểm tại Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc và triển khai diện rộng đến cho tất cả các đơn vị thuộc Tổng Công ty Điện lực miền Bắc.

Các cán bộ của Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc cùng với EVNICT đã không quản ngày đêm, ngày nghỉ thứ 7 và Chủ nhật hằng tuần tập trung đẩy nhanh tiến độ triển khai đưa vào sử dụng đến ngày 29/11 được 23/43 đơn vị gồm NPCIT, Thủy điện Sapa, Trường Cao đẳng Điện lực, TTCSKH, Khách Sạn Điện lực, BA1, BA2, BA3, Tư vấn, PC Bắc Giang, Thái Nguyên, Nam Định, Bắc Giang, Phú Thọ, Lào Cai, Yên Bái, Thái Nguyên….

Hệ thống Digital Office được xây dựng gồm 3 phiên bản: Trên Web, Tablet và phiên bản trên Smart Mobile.

Theo đó, công tác triển khai bao gồm chuẩn bị cơ sở hạ tầng, máy chủ và tổ chức các lớp tập huấn, đào tạo cho 03 đối tượng sử dụng, bao gồm: Lớp dành cho Ban Giám đốc, Lãnh đạo các phòng/Ban; lớp dành cho văn thư, quản trị hệ thống (IT); và lớp dành cho toàn bộ CBCNV sử dụng D-Office. Sau khi thực hiện thiết lập cấu hình hệ thống và đào tạo người dùng, hệ thống D-office đã được Tổng Công ty chính thức đưa vào vận hành bắt đầu từ ngày 30/9/2021, đáp ứng theo đúng theo tiến độ EVN đề ra.

Đặc biệt hệ thống Digital Office cũng được tích hợp với hệ thống Quản lý nguồn nhân lực HRMS, EVNCA, EVNPORTAL, xây dựng các chuẩn, sẵn sàng tích hợp các dịch vụ tiện ích văn phòng. Qua đó, làm cơ sở cho việc phát triển và hoàn thiện giải pháp Văn phòng điện tử trong giai đoạn tiếp theo.

Trong thời gian tới, Công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Bắc sẽ phối hợp với EVNICT để tiếp tục hoàn thiện phần mềm, đồng thời triển khai hướng dẫn, áp dụng đến toàn bộ các đơn vị trong Tổng Công ty.

PV