Tuy nhiên khi có chữ ký số thì điều quan trọng là phải có giải pháp quản lý hiệu quả, thuận tiện. Dù có nhiều nhà cung cấp nhưng lại không có nhiều giải pháp quản lý CKS tạo được sự kết nối thực tế giữa dịch vụ và người dùng.

Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) là doanh nghiệp đầu tiên đã cung cấp công cụ quản lý chữ ký số với phần mềm Token Manager AN.

Lợi ích của chữ ký số

Không phải in ấn hồ sơ, không phải đi lại, không tốn chi phí được coi là 3 KHÔNG giúp doanh nghiệp nâng cao đáng kể hiệu quả công việc, đặc biệt là trong các khâu thủ tục giấy tờ, ký tá,…

Gần 10 năm nay, hàng chục loại văn bản thuộc các lĩnh vực như kê khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội đã được Công ty Cổ phần Traphaco sử dụng CKS. Việc ký kết các văn bản có thể diễn ra bất kỳ đâu, bất cứ khi nào là lợi ích mà chị Nguyễn Thị Thanh Hòa, Phòng Tài chính Kế toán của Công ty đã trải nghiệm.

Chị Hòa cho biết: “Hàng tháng cứ đúng hạn là mình cứ gửi qua mạng và không phải đến cơ quan thuế xếp hàng, đợi chờ nộp được tờ khai. Giờ mình hoàn toàn có thể ngồi ở nhà trình ký nộp tiền và ký giấy gửi ngân hàng qua mạng tự động chuyển tiền. Thậm chí tối ký cũng được mà không cứ phải trong giờ hành chính”.

Thực tế hoạt động của nhiều doanh nghiệp thường xuyên cần chuyển công văn hoặc giao dịch hợp đồng cần chữ ký xác nhận. Theo cách truyền thống, thậm chí phải mất hàng tuần để chuyển phát một văn bản đến người nhận. Hoặc nếu giữa hai doanh nghiệp có sự ký kết hợp đồng nhưng bị gián đoạn bởi khoảng cách địa lý, hoặc chủ doanh nghiệp đi công tác chưa thể ký vào hợp đồng. Thời gian có thể mất vài ba ngày là chuyện bình thường.

Thế nhưng, giờ đây giao dịch như trên chỉ diễn ra trong vài phút. Việc này sẽ được thực hiện nếu các đối tác sử dụng CKS. Toàn bộ quá trình hoàn toàn không sử dụng giấy. Người dùng chỉ việc chọn CKS trên tài liệu cần ký và xác thực bằng mã pin bảo mật và sử dụng trên môi trường điện tử. Việc ký kết các văn bản cũng có thể diễn ra ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp có thể dùng CKS để ký hợp đồng với các đối tác trực tuyến mà không cần phải gặp nhau, chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi qua email.

​Quản lý chữ ký số bằng cách nào?

Để sử dụng CKS, người dùng cần đăng nhập khóa công khai và khóa bảo mật. Khóa bảo mật được lưu trữ trong thiết bị USB Token đảm bảo. Tuy nhiên nếu muốn thay đổi mã khóa, yêu cầu mở khóa trong trường hợp mất mã khóa, hay gia hạn sử dụng CKS người dùng phải liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp… Phần mềm quản lý CKS Token Manager NA của VNPT đã hỗ trợ người sử dụng giải quyết các vấn đề này.

Token Manager NA cung cấp tính năng tiện lợi như mở khóa USB Token, thay đổi mã Pin,… đặc biệt có thể gia hạn chứng thư số ngay trên phần mềm mà không cần đến bất kỳ trung tâm giao dịch nào của VNPT.

Ông Đỗ Đức Thắng, Giám đốc Ban Công nghệ Thông tin, Tổng công ty Bảo hiểm VietinBank, cho biết: Công cụ TokenManager NA rất thuận tiện, dễ sử dụng, khả năng tích hợp linh hoạt. Việc đăng ký các thay đổi, gia hạn chứng thư số cũng giúp chúng tôi hoàn toàn chủ động trên ứng dụng này mà không phải thông qua các đại lý, các nhân viên hỗ trợ của VNPT”.

Ngoài ra, khi thời gian sử dụng chứng thư số sắp hết, phần mềm sẽ cảnh báo người dùng. Và khi đó, để cập nhật thời hạn CKS, người dùng chỉ cần sử dụng Công cụ Token Manager NA. Sau khi thao tác cập nhật thời hạn, người sử dụng có thể tự kiểm tra trạng thái gia hạn thông qua chức năng cập nhật chứng thư mới trên phần mềm. Tuy vậy, VNPT vẫn có tổng đài 18001260 và các TTKD VNPT 63 T/TP để hỗ trợ khách hàng trong quá trình cập nhật thời hạn chữ ký số.

Việc ứng dụng chữ ký số đã trở nên phổ biến và trở thành xu thế chung trên toàn thế giới. Điều này mang đến sự tiện lợi rất lớn cho doanh nghiệp. Dịch vụ VNPT-CA với Công cụ Token Manager NA được nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn bởi khả năng bảo mật và tiện dụng trong quá trình sử dụng.

PV