Theo đó, các hệ thống phục vụ công tác nội ngành từng được Tổng cục Hải quan triển khai có thể kể tới như Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tập trung (eDoc); Hệ thống họp trực tuyến; Hệ thống chấm công bằng vân tay; Hệ thống kế toán nội bộ; Hệ thống quản lý tài sản; Hệ thống quản lý cán bộ…
Việc triển khai song song các hệ thống nói trên vẫn còn một số bất cập, tồn tại, hạn chế như không có tính liên kết, hỗ trợ lẫn nhau dẫn đến khó khăn trong việc tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý, chỉ đạo và điều hành. Trong khi đó, Hệ thống eDoc được triển khai theo mô hình phân tán, không áp dụng Big data, trí tuệ nhân tạo hỗ trợ phân tích, xử lý thông tin.
Đó cũng là lý do Hệ thống điều hành tập trung Hải quan được triển khai xây dựng. Hệ thống gồm 12 phân hệ chính, bảo đảm tính mở để sẵn sàng tích hợp, bổ sung chức năngHệ thống điều hành tập trung Hải quan với khoảng 12 phân hệ chính và đảm bảo tính mở của hệ thống để sẵn sàng tích hợp, bổ sung các phân hệ/chức năng phát sinh theo yêu cầu quản lý.
Hệ thống điều hành tập trung Hải quan là bước tiến trong hoạt động chuyển đổi số của lực lượng Hải quan
Các phân hệ này gồm: Phân hệ quản lý văn bản (văn bản đi và văn bản đến); Phân hệ tổng hợp – báo cáo; Phân hệ lập hồ sơ điện tử, quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử; Phân hệ thông tin, lĩnh vực lãnh đạo Tổng cục quan tâm; Phân hệ phòng họp không giấy tờ (họp trực tuyến); Phân hệ một cửa liên thông điện tử; Phân hệ cải cách hành chính và kiểm soát thủ thủ tục hành chính; Phân hệ báo chí và tuyên truyền; Phân hệ bảo tàng số; Phân hệ quản lý chấm công (FaceID); Phân hệ quản lý nghỉ phép; Phân hệ quản lý tài sản.
Đáng chú ý, hệ thống điều hành tập trung Hải quan không khắc phục các bất cập trước đây, mà còn đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số và nâng cao hiệu quả quản lý nội Ngành. Các lợi ích nổi bật có thể kể đến như Phân hệ quản lý văn bản (văn bản đi và văn bản đến) sẽ góp phần tăng hiệu quả lao động, việc luân chuyển văn bản được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Từ đó giúp việc kết nối với hệ thống truyền, nhận văn bản của các đơn vị liên quan kịp thời, tiết kiệm thời gian, chi phí chuyển phát, văn phòng phẩm...
Đối với Phân hệ tổng hợp - báo cáo cũng giúp hiện đại hoá, đơn giản và tự động hóa chế độ báo cáo, tổng hợp phục vụ công tác quản lý, điều hành của Tổng cục. Từ đó giúp tiết kiệm nguồn nhân lực thực hiện công tác báo cáo.
Về Phân hệ lập hồ sơ điện tử, quản lý, lưu trữ hồ sơ điện tử, hồ sơ điện tử được bắt đầu hình thành ngay từ khi cán bộ, công chức, viên chức được giao xử lý tiếp nhận văn bản đến hoặc ý kiến chỉ đạo. Việc lập hồ sơ điện tử giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng lao động của cán bộ, công chức, quản lý hồ sơ, tài liệu chặt chẽ... Đồng thời, việc tra cứu nhanh chóng, chính xác, góp phần đánh giá hiệu quả lao động của cán bộ, công chức, đồng thời là tiền đề để triển khai lưu trữ tài liệu điện tử.
Phân hệ phòng họp không giấy tờ (họp trực tuyến) sẽ hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trên môi trường mạng, người tham gia cuộc họp chỉ cần sử dụng máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc các thiết bị điện tử nhỏ, gọn thay vì sử dụng các tài liệu giấy; có thể truy cập, tải cùng lúc nhiều tài liệu liên quan đến nội dung cuộc họp.
Phân hệ một cửa liên thông điện tử trong tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính sẽ tạo thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc gửi hồ sơ yêu cầu giải quyết thủ tục hành chính đến cơ quan Hải quan. Đồng thời phân hệ này cũng đáp ứng tốt hơn yêu cầu tiếp nhận, quản lý tình hình, kết quả, dữ liệu giải quyết thủ tục hành chính của các đơn vị trong ngành Hải quan...
