Theo đó, ngay sau khi nhận được thông tin, Sở Văn hóa & Thể thao tỉnh Quảng Ninh (Sở VHTT) đã tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của Công ty CP Hằng Holy Group - đơn vị tổ chức Gala chung kết Du lịch và Tài năng kỷ lục châu Á - Lễ hội doanh nghiệp thương hiệu vàng Đất Việt, Doanh nhân tiêu biểu Việt Nam diễn ra tại Quảng Ninh vào ngày 22/11/2022, trong đó bà Ngân được vinh danh Nhà thơ thế giới.
Bà Tống Thu Ngân được vinh danh Nhà thơ thế giới, sự kiện chưa được cấp phép tổ chức.
Kết quả kiểm tra cho thấy, ngày 4/11/2022, Sở VHTT Quảng Ninh nhận được Văn bản của Văn phòng UBND tỉnh Quảng Ninh về việc xin phép và đề nghị phối hợp tổ chức chương trình Travel & Asian Guinness Record Talent 2022. Trong đó, giao Sở VHTT chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan xem xét, nghiên cứu nội dung đề nghị của Công ty Hằng Holy Group.
Sau khi xem xét hồ sơ xin phép và đề nghị tổ chức sự kiện của Công ty Hằng Holy Group, Sở VHTT đã có Văn bản gửi Công ty Hằng Holy Group về việc cung cấp hồ sơ, tài liệu, chương trình kế hoạch liên quan đến việc tổ chức sự kiện Travel & Asian Guinness Record Talent 2022 trước ngày 22/11.
Đến ngày 2/12, Công ty Hằng Holy Group đã cung cấp được Văn bản về việc đề nghị cấp phép tổ chức chương trình, Kế hoạch tổ chức chương trình Du lịch & Tài năng kỉ lục Guinness Châu Á, Văn bản về tổ chức chương trình Du lịch & Tài năng kỉ lục Guinness Châu Á tại Quảng Ninh do thay đổi nội dung và thời gian tổ chức chương trình và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Tuy nhiên, Công ty chưa cung cấp được Kế hoạch phối hợp tổ chức chương trình Travel & Asian Guinness Record Talent 2022 giữa công ty Cổ phần Hằng Holy Group với Đài Tiếng nói Việt Nam VOV. Chưa cung cấp kịch bản, chương trình chi tiết tổ chức các hoạt động...
Để có cơ sơ báo cáo UBND tỉnh, chấp thuận cho việc tổ chức sự kiện của công ty Hằng Holy Group đảm bảo theo quy định của pháp luật. Sở VHTT có Văn bản cho ý kiến về việc tổ chức chương trình Travel & Asian Guinness Record Talent 2022 đề nghị gửi các sở ngành, đơn vị, địa phương.
Cụ thể là Sở Y tế, Sở Công thương, Sở Tài chính, Sở Lao động Thương binh - Xã hội, Công an tỉnh, Trường Đại học Hạ Long, Trường Cao đẳng Y tế, Cao đẳng nghề Việt – Hàn, UBND thành phố Hạ Long và Cẩm Phả. Thời gian trước ngày 16/12.
Đến ngày 19/12, Sở VHTT mới nhận được ý kiến tham gia của Sở Y tế, Sở Công Thương và Trường Đại học Hạ Long. Căn cứ các ý kiến tham gia Sở VHTT đã đề nghị công ty Hằng Holy Group cung cấp đầy đủ hồ sơ để thẩm định các hoạt động đảm bảo theo quy định của pháp luật.
Tuy nhiên, Công ty Hằng Holy Group đã triển khai tổ chức sự kiện khi chưa có Văn bản hướng dẫn và chấp thuận đồng ý tổ chức sự kiện của cơ quan có thẩm quyền. Sở VHTT đang triển khai, chỉ đạo Thanh tra Sở, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương liên quan tiến hành kiểm tra, xác minh, xử lý theo quy định của pháp luật.
