Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN) vừa tổ chức Hội nghị "Giải pháp cải tiến quy trình, nâng cao công tác văn thư và lưu trữ tại Bộ Khoa học và Công nghệ trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia" tại thành phố Quảng Ninh,
Phát biểu khai mạc Hội nghị, ông Đỗ Đình Rô, Phó Chánh Văn phòng Bộ KH&CN nhấn mạnh, công tác văn thư, lưu trữ gắn chặt với toàn bộ vòng đời hình thành, xử lý và lưu giữ thông tin, góp phần phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, điều hành, cải cách hành chính và xây dựng môi trường làm việc số minh bạch tại Bộ.
Dù thời gian qua, Bộ KH&CN đã tiên phong đẩy mạnh quản lý văn bản điện tử, ứng dụng chữ ký số và số hóa tài liệu, song thực tiễn vẫn bộc lộ một số hạn chế. Cụ thể, quy trình liên thông giữa các đơn vị chưa hoàn toàn đồng bộ, việc lập hồ sơ điện tử thiếu tính chuẩn hóa, khối lượng tài liệu cần số hóa còn khổng lồ, trong khi nhận thức và kỹ năng quản trị tài liệu số của cán bộ chưa đồng đều.
Từ những thách thức đó, đại diện Văn phòng Bộ đặc biệt đề cao vai trò của đội ngũ cán bộ văn thư. Trong môi trường số hiện nay, họ chính là những "người gác cổng" tận tụy, chịu trách nhiệm kiểm soát nghiêm ngặt chất lượng văn bản trước khi ban hành và phân luồng thông tin đầu vào. Bất kỳ sai sót nào về thể thức, căn cứ pháp lý, quản lý con dấu hay rò rỉ bí mật chữ ký số đều có thể làm sụt giảm uy tín của cơ quan, thậm chí tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn thông tin và vi phạm quy định bảo vệ bí mật nhà nước với hậu quả khôn lường.
Vì vậy, các đơn vị được yêu cầu khẩn trương rà soát, bố trí cán bộ đủ năng lực, đồng thời lan tỏa phương châm hành động: “Đoàn kết trong phối hợp, chủ động trong công việc, cẩn trọng trong từng văn bản, bứt phá trong cách làm và đổi mới sáng tạo trong từng nghiệp vụ”.
Để tạo ra sự bứt phá, một trong những điểm nhấn quan trọng của Hội nghị là chuyên đề hướng dẫn nghiệp vụ do TS. Nguyễn Thị Chinh, Trưởng phòng Quản lý nghiệp vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trình bày.
Chuyên đề đã làm rõ yêu cầu mang tính bước ngoặt: chuyển dịch tư duy từ “quản lý tài liệu” truyền thống sang “quản trị dữ liệu” hiện đại. Sự chuyển dịch này được xây dựng trên ba trụ cột vững chắc bao gồm quản trị quốc gia dựa trên dữ liệu, bảo vệ chủ quyền dữ liệu và kiến tạo sức mạnh mềm dân tộc.
Hội nghị cũng cập nhật kịp thời các hành lang pháp lý mới nhất như Luật Lưu trữ 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP và các Thông tư 05, 06/2025/TT-BNV. Đặc biệt, theo Nghị định số 31/2026/NĐ-CP, chế tài xử lý vi phạm hành chính đã được siết chặt với mức phạt tối đa lên tới 30 triệu đồng đối với cá nhân và 60 triệu đồng đối với tổ chức.
Nhằm tháo gỡ triệt để các điểm nghẽn, chuyên đề đã đề xuất 5 trọng tâm cải tiến quy trình hành chính dành riêng cho Bộ KH&CN. Các giải pháp này tập trung vào việc loại bỏ hoàn toàn các thao tác trung gian không tạo ra giá trị, gộp các khâu kiểm tra có tính chất trùng lặp và tiến tới tự động hóa những thao tác kỹ thuật mang tính lặp lại.
Cùng với đó, hệ thống dữ liệu phải được liên thông toàn diện để thông tin chỉ cần nhập một lần duy nhất, đồng thời gắn chặt khâu giải quyết công việc với việc lập hồ sơ điện tử, đảm bảo tài liệu sẵn sàng nộp lưu ngay khi hoàn thành nhiệm vụ.
Góp phần hiện thực hóa các giải pháp lý thuyết, ông Nguyễn Công Minh, đại diện Công ty Cổ phần Công nghệ SAVIS đã trực tiếp giới thiệu Hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử chuyên biệt của Bộ KH&CN. Hệ thống được tinh chỉnh thông minh nhằm tự động hóa quy trình thu nộp, bảo quản tài liệu an toàn trong dài hạn, đồng thời tối ưu hóa khả năng khai thác kho cơ sở dữ liệu số theo các chuẩn mực kỹ thuật khắt khe nhất hiện hành.
Dưới sự điều hành sát sao của lãnh đạo Văn phòng Bộ KH&CN, các đại biểu đã có những phiên thảo luận sôi nổi, đi thẳng vào các vướng mắc trong quá trình xử lý công việc thực tế, từ đó thống nhất các biện pháp phòng ngừa rủi ro và hoàn thiện cơ chế phối hợp liên đơn vị.
Khép lại Hội nghị, lãnh đạo Văn phòng Bộ KH&CN cam kết sẽ tiếp tục nghiên cứu, ứng dụng mạnh mẽ các tính năng kiểm soát tự động trên hệ thống quản lý văn bản. Việc yêu cầu các đơn vị sớm đưa các giải pháp cải tiến vào thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là bước đi chiến lược nâng cao hiệu suất công việc mà còn là hành động thiết thực của Bộ KH&CN nhằm hưởng ứng Ngày Chuyển đổi số Quốc gia 10/10.
