Tiếng thở dài của cô Phượng không lạ. Bởi, với nhiều thầy cô, “ám ảnh hồ sơ sổ sách” đã trở thành nỗi mệt mỏi thường trực.
Trong khi đó, Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) đã cho phép dùng hồ sơ điện tử thay hồ sơ giấy, nhưng tại nhiều trường, mọi thứ vẫn xoay quanh in – ký – lưu trữ.
Đầu năm học 2025 – 2026, Bộ GD&ĐT ban hành Công văn 4555, nhấn mạnh nhiệm vụ trọng tâm: đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số trong quản lý và giảng dạy. Thông tư 32/2020 cũng quy định rõ: hồ sơ điện tử có thể thay thế hồ sơ giấy theo lộ trình.
Thế nhưng, nhiều hiệu trưởng và phó hiệu trưởng vẫn giữ thói quen quản lý cũ: “cái gì cũng phải có giấy”. Không chỉ giáo viên bộ môn, mà cả tổ trưởng chuyên môn cũng ngập trong kế hoạch: từ lồng ghép, phụ đạo, thi học sinh giỏi, dạy nghề, tăng tiết, ngoại khóa…
Thầy Hữu Mạnh, tổ trưởng trường THCS tại Bắc Ninh chia sẻ: “Có năm, tổ tôi phải làm gần 20 loại kế hoạch lớn nhỏ. Phần lớn chỉ để ký rồi cất tủ. Cách quản lý nặng hình thức như vậy không những gây lãng phí mà còn giết chết động lực đổi mới”.
Theo thống kê từ một giáo viên dạy khối 8 và 9 tại TP Hồ Chí Minh, chỉ riêng việc in giáo án Word, mỗi năm cô phải in hơn 1.000 trang, trong khi thực tế giảng dạy dùng PowerPoint.
“Tốn kém, mất thời gian mà không mang lại giá trị gì”, cô Lê Mai chia sẻ.
Điều nghịch lý là, trong khi Bộ khuyến khích sử dụng chữ ký số, lưu trữ và phê duyệt online, nhiều nhà trường vẫn bắt buộc giáo viên nộp cả file mềm lẫn bản in. Mỗi bản kế hoạch phải qua ít nhất hai vòng ký duyệt, cuối cùng lại “yên vị” trong tủ hồ sơ.
“Chúng tôi muốn dành thời gian cho học sinh nhiều hơn, nhưng đầu năm cứ phải lo hồ sơ. Thậm chí có hôm gần nửa đêm vẫn còn loay hoay hoàn thiện bản kế hoạch in cho kịp hạn”, cô Mai tâm sự.
Theo các chuyên gia, muốn chuyển đổi số thực sự đi vào trường học, điều quan trọng nhất không nằm ở công nghệ mà ở tư duy quản lý.
Bộ GD&ĐT đã cho phép số hóa hồ sơ, nhưng nếu ban giám hiệu vẫn yêu cầu bản giấy, thì mọi nỗ lực sẽ trở thành khẩu hiệu. Hiệu trưởng, phó hiệu trưởng phải là người tiên phong. Cần xác định loại hồ sơ nào thật sự cần thiết, còn lại nên số hóa và công khai trên website nhà trường.
Việc đăng tải kế hoạch trên website không chỉ minh bạch, giúp phụ huynh và học sinh dễ dàng tiếp cận, mà còn tiết kiệm đáng kể chi phí in ấn. Cán bộ thanh tra, kiểm tra cũng có thể truy cập trực tuyến thay vì ngồi lật từng cuốn sổ.
Có thể thấy, điểm nghẽn lớn nhất hiện nay không nằm ở công nghệ, mà ở thói quen quản lý nặng hành chính. Giáo viên sẵn sàng thay đổi, nhưng họ cần một môi trường quản lý gọn nhẹ, thực chất.
“Khó hay dễ không nằm ở công nghệ, mà ở cách nhà trường vận hành. Nếu ban giám hiệu mạnh dạn thay đổi, chúng tôi sẽ có nhiều thời gian hơn cho học trò”, thầy Mạnh khẳng định.
Trong dòng chảy chuyển đổi số của cả xã hội, giáo dục không thể mãi đứng ngoài. Chỉ khi ban giám hiệu thực sự “giải phóng” giáo viên khỏi vòng xoáy hồ sơ hình thức, mới có thể hy vọng ngành giáo dục chuyển mình, từ quản lý đến giảng dạy.
Hồ sơ quản lý trong trường phổ thông (Theo Thông tư 32/2020/TT-BGDĐT, Điều 21) quy định:
Nhà trường: Sổ đăng bộ, học bạ, sổ theo dõi và đánh giá học sinh, hồ sơ học sinh khuyết tật, kế hoạch giáo dục năm học, sổ ghi đầu bài, sổ cấp phát văn bằng, hồ sơ công văn, hồ sơ thiết bị, thư viện, tài sản – tài chính, hồ sơ kiểm tra đánh giá cán bộ, hồ sơ sức khỏe học sinh, hồ sơ khen thưởng – kỷ luật, hồ sơ phổ cập (THCS).
Tổ chuyên môn: Kế hoạch giáo dục năm học, sổ sinh hoạt chuyên môn.
Giáo viên: Kế hoạch giáo dục năm học, kế hoạch bài dạy (giáo án), sổ theo dõi đánh giá học sinh, sổ chủ nhiệm.
Hiện Bộ GD&ĐT cho phép sử dụng hồ sơ điện tử thay hồ sơ giấy theo lộ trình phù hợp, bảo đảm tính hợp pháp và chuẩn dữ liệu toàn ngành.
