Thay mặt Ban Bí thư, Ủy viên Bộ Chính trị, Thường trực Ban Bí thư Trần Cẩm Tú đã ký ban hành Quy định số 211-QĐ/TW ngày 7/8/2026 của Ban Bí thư về quản lý hồ sơ cán bộ.
Quy định mới không chỉ đặt ra những yêu cầu chặt chẽ hơn đối với việc lập, cập nhật, bảo quản và khai thác hồ sơ cán bộ, mà còn mở ra một bước chuyển quan trọng từ quản lý hồ sơ theo phương thức truyền thống sang quản lý thống nhất trên nền tảng dữ liệu số.
Mỗi cán bộ một hồ sơ dùng chung trong toàn hệ thống
Theo Quy định số 211-QĐ/TW, công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải tuân thủ quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Mỗi cán bộ đều phải có hồ sơ cán bộ đầy đủ, rõ ràng. Cán bộ mới được tuyển dụng lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ gốc cho cán bộ; bảo đảm mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ cán bộ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị.
Đây là yêu cầu có ý nghĩa quan trọng trong việc khắc phục tình trạng phân tán thông tin, thiếu thống nhất trong quản lý hồ sơ cán bộ, đồng thời tạo nền tảng để công tác cán bộ được thực hiện trên cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác và có khả năng được cập nhật xuyên suốt quá trình công tác của mỗi cán bộ.
Hồ sơ cán bộ phải được lập, cập nhật, bổ sung đầy đủ, chính xác, kịp thời; quản lý, sử dụng thống nhất theo quy định; có sự phân cấp, phân quyền, phân công rõ cơ quan quản lý, người chịu trách nhiệm, thời hạn thực hiện và kết quả cụ thể, bảo đảm phục vụ tốt công tác cán bộ và quản lý đội ngũ cán bộ.
Quy định cũng đặt ra yêu cầu rõ ràng đối với những trường hợp hồ sơ gặp sự cố. Khi hồ sơ cán bộ bị thất lạc, hư hỏng hoặc dữ liệu điện tử bị mất, sai lệch, việc lập lại hồ sơ cán bộ phải được sự chỉ đạo trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ. Mọi tài liệu lập lại, dữ liệu phục hồi phải được cấp có thẩm quyền thẩm tra, xác minh đầy đủ, rõ ràng, theo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Điều này cho thấy hồ sơ cán bộ không đơn thuần là tập hợp các giấy tờ hành chính, mà là hệ thống thông tin có ý nghĩa trực tiếp đối với công tác tổ chức, cán bộ. Mỗi thông tin được cập nhật, điều chỉnh hay phục hồi đều phải xác định rõ nguồn gốc, trách nhiệm và giá trị pháp lý.
Từ hồ sơ giấy đến dữ liệu cán bộ thống nhất
Một điểm đáng chú ý của Quy định số 211-QĐ/TW là xác lập đồng thời hồ sơ cán bộ giấy và hồ sơ cán bộ điện tử, trong đó hai loại hồ sơ có giá trị pháp lý như nhau.
Quy định nêu rõ: Hồ sơ cán bộ bao gồm hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử, có giá trị pháp lý như nhau. Kết hợp quản lý hồ sơ cán bộ giấy với hồ sơ cán bộ điện tử theo lộ trình, tiến tới thay thế cơ bản bằng hồ sơ cán bộ điện tử khi đáp ứng đủ điều kiện, kỹ thuật và hạ tầng.
Đây không chỉ là sự thay đổi về phương thức lưu trữ. Khi hồ sơ cán bộ được chuẩn hóa và số hóa, cách thức tổ chức, khai thác và sử dụng dữ liệu phục vụ công tác cán bộ cũng từng bước thay đổi. Dữ liệu không còn chỉ để lưu giữ, mà trở thành một thành phần quan trọng phục vụ quản lý đội ngũ cán bộ trong toàn hệ thống.
Theo Quy định, hồ sơ cán bộ điện tử phải được số hóa theo chuẩn dữ liệu thống nhất, lưu trữ trên hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật, có phân quyền truy cập theo thẩm quyền; được kết nối liên thông với các hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ công tác cán bộ theo quy định. Việc sử dụng hồ sơ cán bộ điện tử và hồ sơ giấy phải tuân thủ đúng quy định, bảo đảm đáp ứng yêu cầu của công tác cán bộ và quản lý cán bộ.
Đi cùng với yêu cầu số hóa là yêu cầu đặc biệt nghiêm ngặt về bảo mật. Hồ sơ cán bộ và dữ liệu hồ sơ cán bộ phải được bảo vệ theo đúng quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo vệ chính trị nội bộ, an toàn thông tin mạng, lưu trữ và quản lý dữ liệu; nghiêm cấm truy cập, khai thác, sao chụp, cung cấp, chia sẻ, chỉnh sửa, làm sai lệch, hủy bỏ hồ sơ, dữ liệu trái thẩm quyền hoặc sử dụng sai mục đích.
Tài liệu điện tử được đưa vào hồ sơ cán bộ phải là bản số hóa từ tài liệu giấy hợp lệ hoặc tài liệu điện tử theo quy định; thể hiện rõ nguồn gốc, thời điểm cập nhật, người cập nhật và trạng thái pháp lý của tài liệu.
Như vậy, cùng với việc đưa hồ sơ lên môi trường số, Quy định số 211-QĐ/TW đồng thời thiết lập những yêu cầu để bảo đảm dữ liệu có thể kiểm chứng, truy xuất và xác định trách nhiệm. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi dữ liệu cán bộ ngày càng trở thành một bộ phận của hạ tầng thông tin phục vụ công tác tổ chức, cán bộ.
Chuẩn hóa dữ liệu để nâng chất lượng công tác cán bộ
Các thành phần cơ bản trong hồ sơ cán bộ theo Quy định số 211-QĐ/TW gồm: quyển lý lịch cán bộ; lý lịch tóm tắt; sơ yếu lý lịch; phiếu bổ sung lý lịch; các quyết định về nhân sự; các bản tự kiểm điểm, nhận xét, đánh giá, xếp loại cán bộ; kê khai tài sản, thu nhập đối với trường hợp thuộc diện phải kê khai; các kết luận kiểm tra, giám sát, thanh tra, kiểm toán, điều tra liên quan đến cán bộ và các tài liệu khác theo quy định.
Quy định số 211-QĐ/TW nêu rõ quy trình quản lý hồ sơ cán bộ và quản lý hồ sơ cán bộ điện tử. Quy định cũng xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm trong việc xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ; trách nhiệm của cán bộ kê khai.
Việc xác định cụ thể các thành phần hồ sơ, quy trình quản lý, thẩm quyền và trách nhiệm giúp tăng tính thống nhất trong toàn hệ thống, đồng thời hạn chế khoảng trống trách nhiệm trong quá trình lập, cập nhật, khai thác và bảo quản hồ sơ.
Đặc biệt, việc ban hành Quy định này tạo cơ sở để chuẩn hóa công tác quản lý hồ sơ cán bộ trong toàn hệ thống chính trị, đồng thời từng bước chuyển từ phương thức quản lý hồ sơ truyền thống sang quản lý dựa trên dữ liệu số.
Đặc biệt, yêu cầu về chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền truy cập, ghi nhận nhật ký điện tử, bảo đảm an toàn, bảo mật và kết nối, liên thông dữ liệu sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ, phục vụ hiệu quả hơn công tác tổ chức, cán bộ trong tình hình mới.
Đằng sau yêu cầu kỹ thuật về số hóa, chuẩn dữ liệu hay liên thông hệ thống là một yêu cầu lớn hơn: dữ liệu cán bộ phải được quản lý thống nhất, chính xác và có trách nhiệm. Khi mỗi cán bộ chỉ có một hồ sơ dùng chung trong toàn hệ thống chính trị, thông tin về quá trình công tác, đánh giá, nhận xét, quyết định nhân sự và những nội dung liên quan được đặt trong một chỉnh thể thống nhất, qua đó tạo điều kiện để công tác quản lý đội ngũ cán bộ ngày càng chặt chẽ, khoa học và minh bạch hơn theo đúng thẩm quyền.
Chuyển đổi có lộ trình, không làm gián đoạn quản lý
Quy định có hiệu lực kể từ ngày ký (7/8/2026). Quy định này bãi bỏ Quy chế số 01-QCTC/TW, ngày 07/11/1997 của Ban Tổ chức Trung ương và các quy định, văn bản khác về lý lịch, hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức không còn phù hợp với Quy định này.
Việc thay đổi quy định quản lý hồ sơ cũng được đặt trong tinh thần kế thừa, bảo đảm giá trị pháp lý của những hồ sơ đã được xác lập trước đó. Hồ sơ cán bộ kê khai và được cơ quan có thẩm quyền xác nhận trước thời điểm ban hành Quy định này vẫn còn giá trị pháp lý. Cán bộ không phải kê khai lại Quyển lý lịch cán bộ (LLCB-2a/TW-2026) trừ trường hợp tuyển dụng mới hoặc cấp có thẩm quyền yêu cầu kê khai, xác minh lại theo quy định.
Việc chuyển đổi từ quản lý hồ sơ cán bộ giấy sang quản lý hồ sơ cán bộ điện tử được thực hiện theo lộ trình, điều kiện kỹ thuật, hạ tầng, bảo mật, an toàn thông tin và hướng dẫn của Ban Tổ chức Trung ương; trong thời gian chuyển tiếp, cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ phải bảo đảm thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử...
Với cách tiếp cận này, chuyển đổi số trong quản lý hồ sơ cán bộ không phải là việc thay thế đơn thuần một tập hồ sơ giấy bằng một tập dữ liệu điện tử. Đó là quá trình chuẩn hóa lại cách thức quản lý thông tin, xác lập rõ trách nhiệm, thẩm quyền và quy trình xử lý dữ liệu, đồng thời xây dựng nền tảng để dữ liệu phục vụ công tác cán bộ được quản lý thống nhất, an toàn và hiệu quả hơn.
Quy định số 211-QĐ/TW vì thế mang ý nghĩa vượt ra ngoài phạm vi kỹ thuật của một quy chế quản lý hồ sơ. Khi dữ liệu trở thành một phần ngày càng quan trọng của quản trị, việc chuẩn hóa và quản lý chặt chẽ dữ liệu cán bộ chính là một bước trong tiến trình hiện đại hóa công tác tổ chức, cán bộ. Từ một hồ sơ được lưu giữ, quản lý hồ sơ cán bộ đang từng bước chuyển thành quản trị dữ liệu cán bộ — một yêu cầu tất yếu trong quá trình xây dựng nền quản trị hiện đại, thống nhất và dựa trên dữ liệu.
