Theo quy định mới, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của ngành thuế sẽ tự động trả thông báo mẫu số 04/TEM và mẫu số 07/TEM cho tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng tem điện tử thuốc lá, rượu. Trường hợp tem bị mất, cháy, hỏng hoặc không còn giá trị sử dụng, tổ chức, cá nhân thực hiện báo cáo trên hệ thống thông tin của ngành thuế.
Bộ Tài chính cũng bãi bỏ một số giấy tờ tổ chức, cá nhân phải nộp khi đến cơ quan thuế mua, nhận tem điện tử. Quy trình xuất tem cho bộ phận sản xuất yêu cầu tổ chức, cá nhân phải quét mã QR trên thùng tem hoặc từng con tem điện tử, nhập thông tin về tên hàng hóa, thời gian sản xuất, đơn vị đo lường (lít đối với rượu, điếu đối với thuốc lá), đơn giá bán sản phẩm. Các thông tin này được kết nối và truyền về hệ thống quản lý tem điện tử.
Từ ngày 1/1/2026, thông tin hiển thị khi tra cứu mã QR của tem điện tử thuốc lá, rượu trên Cổng thông tin điện tử của ngành thuế gồm: tên loại tem, ký hiệu mẫu số, ký hiệu tem; tên và mã số thuế của đơn vị sản xuất; tên cơ quan thuế bán tem, ngày bán; tên hàng hóa; thời gian sản xuất; đơn vị đo lường và đơn giá bán sản phẩm.
Thông tư 31 cũng hướng dẫn việc quyết toán, xử lý tem điện tử còn tồn khi tổ chức, cá nhân ngừng sản xuất, giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất hoặc chuyển cơ quan thuế quản lý. Trong thời hạn năm ngày làm việc kể từ ngày có quyết định, thông báo liên quan đến các trường hợp nêu trên, tổ chức, cá nhân thực hiện quyết toán tem điện tử theo mẫu số 04/TEM.
Trường hợp chia, tách, sáp nhập doanh nghiệp nhưng tổ chức, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng số tem điện tử còn tồn, phải thực hiện điều chỉnh thông tin đơn vị sử dụng tem điện tử thông qua hệ thống giao dịch điện tử của cơ quan thuế.
Thông tư cũng bổ sung quy định về xử lý tem điện tử bị hỏng trong kho hoặc quá trình sản xuất. Tem còn trạng thái vật lý nhưng không đúng mẫu quy định (rách, mờ mã QR...) hoặc không còn trạng thái vật lý (vỡ vụn, biến dạng) phải được tổ chức, cá nhân thực hiện hủy. Trường hợp tem đã dán lên sản phẩm, đã báo cáo sử dụng nhưng sau đó bị hỏng trong quá trình lưu thông cũng phải được hủy và báo cáo kết quả trên hệ thống của ngành thuế trong thời hạn năm ngày làm việc theo mẫu số 04/TEM. Số lượng tem này không ghi vào cột “hỏng” trong mẫu số 07/TEM mà báo cáo riêng tại mẫu 04/TEM.
Giá bán tem điện tử được xác định trên nguyên tắc bù đắp chi phí in tem và các nghĩa vụ thuế liên quan. Các mẫu số 02/TEM, 04/TEM, 07/TEM được thay thế bằng mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 31/2025/TT-BTC. Đồng thời, mẫu số 03/TEM và 05/TEM ban hành kèm theo Thông tư số 23/2021/TT-BTC chính thức bị bãi bỏ.
