Chính phủ vừa ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Điểm nhấn quan trọng nhất của Nghị định này chính là việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử. Kể từ thời điểm Nghị định có hiệu lực (1/7/2026), mỗi CB-CC-VC sẽ có một hồ sơ điện tử duy nhất, tồn tại xuyên suốt quá trình từ khi bắt đầu tuyển dụng cho đến khi nghỉ hưu hoặc thôi việc.
Việc lấy số định danh cá nhân làm "chìa khóa" giúp kết nối đồng bộ dữ liệu cán bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Điều này không chỉ giúp loại bỏ tình trạng trùng lặp thông tin mà còn giúp các cơ quan quản lý nắm bắt chính xác biến động nhân sự trên phạm vi toàn quốc chỉ bằng vài thao tác tra cứu.
Một trong những thay đổi căn bản của Nghị định 27 là yêu cầu về tính cập nhật của dữ liệu. Theo đó, hồ sơ điện tử không phải là một tập tin tĩnh mà là một "thực thể sống". Nghị định quy định rõ trách nhiệm của cả cá nhân và cơ quan sử dụng lao động:
Đối với cá nhân: CB-CC-VC có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin cá nhân khi có thay đổi và phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực của dữ liệu đã khai báo.
Đối với cơ quan: Mọi thay đổi về nghiệp vụ quản lý như điều động, bổ nhiệm, nâng lương hay kỷ luật phải được đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc. Đặc biệt, với các dữ liệu phát sinh từ hệ thống quản lý trực tuyến, việc đồng bộ phải hoàn thành ngay trong vòng 01 ngày sau khi kết thúc quy trình.
Quy định khắt khe về thời gian này đảm bảo rằng lãnh đạo các cấp luôn có trong tay dữ liệu "đúng, đủ, sạch, sống" để phục vụ công tác hoạch định chính sách và sắp xếp cán bộ một cách tối ưu nhất.
Nghị định 27 cũng mang lại tin vui cho đội ngũ CB-CC-VC khi quy định rõ: Cơ quan quản lý không được phép yêu cầu cá nhân cung cấp lại các thông tin, giấy tờ đã có sẵn trên hệ thống. Việc "khai tử" dần các thành phần hồ sơ giấy không chỉ giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ khổng lồ mà còn giải phóng cán bộ khỏi những thủ tục hành chính rườm rà mỗi khi có biến động về công tác.
Tuy nhiên, đi đôi với sự tiện lợi là bài toán về an toàn thông tin. Nghị định thiết lập một hàng rào bảo mật chặt chẽ. Việc truy cập hồ sơ điện tử của một cá nhân phải tuân thủ đúng thẩm quyền và trong nhiều trường hợp phải có sự đồng ý của chính cán bộ đó thông qua thông điệp điện tử. Đối với những hồ sơ thuộc danh mục bí mật nhà nước, quy trình lưu trữ và truyền đưa dữ liệu được áp dụng các tiêu chuẩn cơ yếu đặc biệt.
Việc quản lý CB-CC-VC bằng số định danh là mảnh ghép quan trọng cuối cùng để hoàn thiện bức tranh Chính phủ số. Nó không chỉ đơn thuần là thay đổi cách lưu trữ, mà là thay đổi tư duy quản trị: từ quản lý dựa trên văn bản sang quản lý dựa trên dữ liệu số.
