Rà soát trụ sở trong 6 tháng, một số trường hợp là 3 tháng
Sau khi sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc tổ chức lại, việc tiếp nhận trụ sở làm việc không chỉ dừng ở khâu bàn giao tài sản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị còn phải rà soát hiện trạng, đối chiếu diện tích được giao với tiêu chuẩn, định mức và nhu cầu sử dụng thực tế để xác định phương án quản lý phù hợp.
Theo Điều 3a được bổ sung tại Nghị định 369/2026/NĐ-CP, đối với các trường hợp sáp nhập, hợp nhất, chia tách, chấm dứt hoạt động; tiếp nhận trụ sở theo đề án, phương án sắp xếp bộ máy được cấp có thẩm quyền phê duyệt hoặc tiếp tục quản lý, sử dụng trụ sở sau khi chuyển sang trực thuộc cơ quan quản lý cấp trên khác, đơn vị tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận nguyên trạng trụ sở.
Trong thời hạn 6 tháng kể từ ngày tiếp nhận, đơn vị phải rà soát để xử lý phần diện tích lớn hơn so với tiêu chuẩn, định mức (nếu có).
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp giao, điều chuyển trụ sở đều áp dụng thời hạn 6 tháng. Với một số trường hợp điều chuyển do thay đổi cơ quan quản lý, cơ cấu tổ chức, phân cấp quản lý nhưng không phải thuyết minh sự phù hợp về tiêu chuẩn, định mức, thời hạn rà soát là 3 tháng kể từ ngày tiếp nhận. Các trường hợp giao, điều chuyển khác được thực hiện theo quy định riêng tại khoản 4 Điều 3a.
Việc phân biệt các nhóm trường hợp này có ý nghĩa quan trọng, bởi thời hạn rà soát và phương án xử lý phụ thuộc vào căn cứ tiếp nhận, điều chuyển trụ sở, không chỉ căn cứ vào việc đơn vị có diện tích vượt định mức hay không.
Phần diện tích vượt 300 m² phải công khai để tìm đơn vị tiếp nhận
Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định 369/2026/NĐ-CP là cơ chế xử lý phần diện tích vượt tiêu chuẩn, định mức theo hai ngưỡng.
Đối với nhóm trụ sở được tiếp nhận theo khoản 1 Điều 3a, trường hợp diện tích phù hợp với tiêu chuẩn, định mức hoặc phần diện tích vượt không quá 300 m², đơn vị tiếp nhận báo cáo cơ quan quản lý cấp trên (nếu có) để trình cơ quan, người có thẩm quyền quyết định giao tài sản công xem xét, quyết định cho phép tiếp tục quản lý, sử dụng.
Phần diện tích vượt được cấp có thẩm quyền cho phép tiếp tục sử dụng không tính vào diện tích làm căn cứ xác định tiêu chuẩn, định mức của đơn vị.
Với trường hợp phần diện tích vượt trên 300 m², quy trình xử lý có thêm bước công khai thông tin để tìm đơn vị có nhu cầu tiếp nhận.
Cụ thể, đơn vị tiếp nhận phải đăng tải thông tin về trụ sở trên cổng thông tin điện tử theo quy định trong thời hạn 30 ngày. Thông tin công khai gồm công năng sử dụng, diện tích dự kiến bố trí, sơ đồ mặt bằng hoặc tài liệu phản ánh hiện trạng và các thông tin liên quan để cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu xem xét, gửi văn bản đề nghị tiếp nhận.
Sau khi kết thúc thời hạn đăng tải, trong vòng 30 ngày tiếp theo, đơn vị tiếp nhận rà soát, xác định đơn vị có nhu cầu phù hợp. Việc lựa chọn không chỉ căn cứ vào nhu cầu sử dụng mà còn phải bảo đảm sự phù hợp về mục đích, công năng, diện tích và thực hiện theo thứ tự ưu tiên được quy định tại Nghị định.
Trường hợp hết thời hạn công khai mà không có đơn vị có nhu cầu tiếp nhận phù hợp, đơn vị đang quản lý trụ sở báo cáo cơ quan quản lý cấp trên (nếu có) để trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định cho phép tiếp tục quản lý, sử dụng trụ sở.
Cần lưu ý, mốc 300 m² là phần diện tích vượt so với tiêu chuẩn, định mức, không phải tổng diện tích của trụ sở. Quy trình nêu trên áp dụng theo những nhóm trường hợp và điều kiện cụ thể tại Điều 3a, không phải cơ chế chung cho mọi trụ sở công có diện tích lớn.
Định mức ổn định 5 năm, nhưng vẫn có trường hợp phải rà soát lại
Bên cạnh quy trình xử lý phần diện tích vượt định mức, Nghị định 369/2026/NĐ-CP còn bổ sung Điều 3b về ổn định tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc và cơ sở hoạt động sự nghiệp.
Theo đó, tiêu chuẩn, định mức được xác định theo kỳ ổn định 5 năm, việc rà soát được thực hiện một lần trong mỗi kỳ. Đợt rà soát đầu tiên tiến hành trong quý I/2027, với thời điểm chốt số liệu là ngày 1/1/2027.
Diện tích được ổn định trong kỳ bao gồm diện tích theo tiêu chuẩn, định mức và phần diện tích vượt đã được cơ quan, người có thẩm quyền quyết định cho phép tiếp tục quản lý, sử dụng. Phần diện tích vượt này không được tính vào diện tích làm căn cứ xác định tiêu chuẩn, định mức của đơn vị.
Tuy nhiên, chu kỳ 5 năm không đồng nghĩa diện tích sử dụng được giữ nguyên trong mọi hoàn cảnh. Nghị định quy định việc rà soát, điều chỉnh vẫn được thực hiện khi phát sinh các trường hợp như sắp xếp tổ chức bộ máy, sắp xếp đơn vị hành chính; thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức làm thay đổi tiêu chuẩn, định mức; phát sinh yêu cầu đặc thù về nhiệm vụ, chuyển đổi số, chuyển đổi công năng, quốc phòng, an ninh, bảo mật hoặc an toàn thông tin làm thay đổi nhu cầu sử dụng diện tích.
Ngoài ra, việc rà soát cũng được thực hiện khi có cơ quan, tổ chức, đơn vị có nhu cầu tiếp nhận phù hợp và có văn bản đề nghị tiếp nhận phần diện tích vượt theo quy định.
Nghị định đồng thời quy định trường hợp cơ quan, tổ chức, đơn vị đã hoàn thành việc rà soát, xử lý theo Điều 3a trong thời hạn 2 năm tính đến ngày 1/1 của năm đầu tiên của kỳ rà soát tiếp theo thì không phải thực hiện rà soát lại trong kỳ đó; kết quả rà soát trước được sử dụng trong thời gian ổn định còn lại.
Tăng tính công khai trong quản lý, sử dụng trụ sở công
Việc bổ sung quy trình rà soát, xử lý phần diện tích vượt định mức cho thấy yêu cầu quản lý trụ sở công không chỉ dừng ở việc xác định đơn vị được giao sử dụng, mà còn phải gắn với nhu cầu thực tế, tiêu chuẩn và trách nhiệm quản lý tài sản.
Đáng chú ý, cơ chế công khai thông tin trong 30 ngày, tiếp đó rà soát, lựa chọn đơn vị có nhu cầu trong 30 ngày tiếp theo tạo thêm cơ hội để tài sản được bố trí cho nơi có nhu cầu sử dụng phù hợp. Cách làm này cũng góp phần tăng tính công khai, minh bạch trong quá trình điều chuyển, hạn chế tình trạng trụ sở bị bỏ trống hoặc sử dụng không tương xứng với công năng.
Dù vậy, hiệu quả của quy định phụ thuộc lớn vào chất lượng rà soát và việc tổ chức thực hiện tại từng cơ quan, đơn vị. Hiện trạng tài sản, diện tích sử dụng, nhu cầu bố trí nơi làm việc và thông tin công khai cần được xác định đầy đủ, chính xác; việc lựa chọn đơn vị tiếp nhận phải tuân thủ đúng thứ tự ưu tiên và thẩm quyền quyết định.
Nghị định 369/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 25/9/2026, có hiệu lực từ ngày 11/11/2026. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi điều chỉnh cần chủ động nghiên cứu, rà soát và chuẩn bị phương án quản lý, sử dụng trụ sở theo đúng quy định, bảo đảm tài sản công được khai thác phù hợp, hiệu quả, tránh lãng phí.
