Theo kế hoạch, hội nghị dự kiến diễn ra trong nửa ngày, từ ngày 15/6/2025 đến ngày 21/6/2025, tại Hội trường tầng 3, Trụ sở UBND Thành phố, với sự tham gia của khoảng 150 - 180 đại biểu. Sự kiện này là sự ghi nhận và tôn vinh những đóng góp xuất sắc của đội ngũ người làm báo Thủ đô vào sự nghiệp xây dựng và phát triển của thành phố.
UBND Thành phố đã xây dựng các tiêu chuẩn khen thưởng cụ thể cho các tập thể và cá nhân. Đối với tập thể, cá nhân nhà báo xuất sắc tiêu biểu, yêu cầu là các cơ quan báo chí của Trung ương, thành phố và các cá nhân thuộc các tập thể này phải có nhiều thành tích nổi bật, đóng góp tích cực vào sự nghiệp xây dựng và phát triển Thủ đô.
Trong đó, tập thể phải đạt tiêu chuẩn tại điểm c khoản 3 Điều 74 Luật Thi đua, khen thưởng và điểm a khoản 8 Điều 9 Quy định về công tác thi đua, khen thưởng ban hành kèm theo Quyết định số 32 của UBND Thành phố. Cá nhân phải đạt tiêu chuẩn tại điểm b khoản 1 Điều 74 Luật Thi đua, khen thưởng và điểm a khoản 3 Điều 9 Quy định số 32.
Đối với các tập thể, cá nhân đạt thành tích trong công tác phát hiện, bồi dưỡng, tuyên truyền nhân rộng gương điển hình tiên tiến và tham gia Cuộc thi năm 2025, việc khen thưởng sẽ thực hiện theo Quyết định số 36 của UBND TP.
Hội Nhà báo Thành phố được giao vai trò là cơ quan thường trực, chủ trì toàn bộ công tác tổ chức Hội nghị. Hội sẽ chịu trách nhiệm tổ chức, điều hành hội nghị; phối hợp với các cơ quan báo chí Thành phố đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền về các phong trào thi đua chào mừng các ngày lễ lớn của Thủ đô và đất nước trong năm 2025, đặc biệt là sự kiện kỷ niệm 100 năm Ngày Báo chí cách mạng Việt Nam.
Bên cạnh đó, Hội Nhà báo Thành phố cũng sẽ chủ trì công tác chấm giải, đề xuất các giải thưởng theo cơ cấu của Cuộc thi viết về điển hình tiên tiến, người tốt, việc tốt năm 2025; phối hợp với Ban Thi đua - Khen thưởng Thành phố tham mưu xây dựng các văn bản báo cáo tổng kết cuộc thi và lựa chọn các tác giả, tác phẩm đoạt giải, cũng như các tập thể, cá nhân tiêu biểu để xây dựng phóng sự. Hội cũng sẽ phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình xây dựng phóng sự chi tiết và xây dựng kịch bản chi tiết cho Hội nghị quan trọng này.
